Бюджет проекта содержит полный перечень расходов, необходимых для успешной реализации проекта, достижения его цели и запланированных результатов.
Именно поэтому, прежде чем приступать к формированию бюджета проекта, необходимо глубоко проработать все детали проекта: изучить проблему, определить цель и результаты проекта, проработать творческую концепцию, запланировать задачи и мероприятия, оценить весь объем ресурсов, необходимых для реализации календарного плана проекта.

Бюджет и вся заявка — это зона ответственности руководителя проекта.
Однако в части финансовых показателей стоит воспользоваться услугами бухгалтера / финансиста / экономиста.

1. Обоснованность

Все расходы, включенные в состав проекта, должны быть напрямую связаны
с мероприятиями календарного плана. Бюджет должен обеспечивать их успешное выполнение и достижение заявленных результатов проекта. Из описания каждой статьи расходов должно быть понятно, для какого именно мероприятия и под какие цели необходимы те или иные ресурсы. Особую важность обретает принцип обоснованности в случае приобретения оборудования, товаров или услуг с высокой стоимостью. В комментариях к соответствующим статьям расходов необходимо привести обоснование необходимости приобретения данного товара или услуги, сравнить, что выгоднее приобрести или взять в аренду, понять, целесообразна ли дорогостоящая покупка для достижения цели и результатов проекта.

2. Реалистичность

Стоимостная оценка расходов по бюджету должна соответствовать рыночным ценам
и учитывать особенности вашего региона. В комментариях к статьям расходов бюджета укажите ссылки на стоимость подобных товаров или услуг в Интернете или приложите ссылки на коммерческие предложения от поставщиков, подтверждающие указанную стоимость.

Намеренно не завышайте и не занижайте величину расходов. Большие суммы требуют соответствия заявки более высокому проходному баллу, а объективный недостаток средств ставит под вопрос успешность реализации проекта в целом. Оцените необходимые затраты и включите в бюджет проекта тот оптимальный объем ресурсов, который потребуется для успешной реализации проекта.

3. Прозрачность

Расходы по каждой позиции в бюджете должны быть предельно понятны эксперту. Каждый расход бюджета должен быть дополнен комментариями и детальными расчетами, особенно если речь идет о сложном или составном товаре или услуге.
Из комментария к каждой статье бюджета должно быть понятно,
из чего складывается запрашиваемая или отраженная в качестве софинансирования сумма.

4. Целевое использование

Грантовые средства – это федеральные целевые бюджетные средства. Это означает, что средства гранта должны быть направлены на строго определенные цели, а именно на реализацию того проекта, который вы подаете на грантовую поддержку. В бюджете не должно быть расходов, непосредственно не связанных с реализацией проекта. Помимо прочего, от того, насколько точно и глубоко вы проработаете бюджет, будет зависеть успех реализации проекта и сдачи финансовой отчетности, которая подтверждает использование грантовых средств по целевому назначению.

Расходы на текущую деятельность организации могут быть включены в бюджет заявки только в той части, которая обоснованно относится к проекту.

5. Полнота

Бюджет включает в себя как грантовые средства, так и собственный вклад заявителя
и партнеров проекта (софинансирование).

Когда мы говорим про софинансирование, мы подразумеваем не столько финансовые вложения, сколько денежный эквивалент стоимости уже существующих ресурсов, задействованных в проекте: труда волонтеров, помещения, оборудования, транспорта, костюмов и т. п. Важно помнить, что учитывать стоимость этих ресурсов необходимо не по полной стоимости, а с учетом времени использования в проекте.

В случае использования имеющихся в собственности у заявителя ресурсов
(в том числе указанных в п. 28 «Имеющиеся в распоряжении заявителя материально-технические ресурсы» раздела «Заявитель») подход тот же: посчитайте стоимость аренды того или иного ресурса на тот период, на который планируется его использование в проекте, и укажите в бюджете именно эту сумму.
Помните, что не стоит искусственно завышать объем софинансирования. Соблюдайте принципы обоснованности, реалистичности и прозрачности.

Специальных требований к наличию софинансирования Положением о конкурсе
не предусмотрено. Однако при оценке проекта наличие софинансирования поможет получить дополнительные баллы по критерию «Объем собственного вклада (привлекаемых ресурсов)».

К числу типовых причин, вследствие которых заявки на участие в конкурсах могут получить низкие баллы по критериям, связанным с бюджетом проекта, относятся:

• Отсутствие корректных комментариев к расходам. Комментарии не заполнены, заполнены частично, содержат общие фразы. Из комментариев сложно определить, с какими мероприятиями календарного плана проекта связаны расходы, почему их необходимо произвести, как рассчитана стоимость, что входит в эти расходы.
• Запрашиваемая сумма гранта завышена и (или) не соотносится с заявленными результатами и масштабом проекта. Чем больше запрашиваемый размер гранта, тем большие требования к качеству описания проекта и бюджету будут предъявляться экспертами.
• Несоответствие бюджета календарному плану проекта. Например, в бюджете предусмотрены расходы в расчете на количество участников мероприятий,
  не соответствующее календарному плану. Или расходы на аренду помещения
  и оплату труда персонала проекта по периодам частично не совпадают
  со сроками проведения мероприятий по календарному плану.
• Запрос гранта на проведение ежегодных мероприятий (форумов, конференций, фестивалей) без качественного описания общественной значимости, ожидаемого эффекта, влияния на целевую аудиторию. Проведение мероприятия должно вести
  к позитивным изменениям, которые необходимо описать. Одного только указания количества и состава участников недостаточно.